W świecie biznesu każde nowe zlecenie to szansa na rozwój, ale i potencjalne ryzyko. Niejedna firma straciła pieniądze tylko dlatego, że nie sprawdziła kontrahenta – albo zrobiła to pobieżnie.
Należy pamiętać że nawet najlepiej zorganizowana komórka windykacji należności w firmie nic nie będzie w stanie zdziałać jęzeli realizujemy kontrakt na rzecz bankruta. Dlatego jednym z filarów skutecznego zarządzania należnościami jest rzetelna weryfikacja klienta.
W tym artykule pokażemy Ci 6 kluczowych kroków, które warto wykonać zanim podejmiesz współpracę – oraz przykłady z praktyki pokazujące, jak takie działania mogą uchronić firmę przed stratami.
1. Sprawdzenie rejestrów publicznych
CEIDG, KRS, GUS – to podstawowe źródła informacji o firmie. Dzięki nim dowiesz się, czy dana działalność faktycznie istnieje, czy kto ją reprezentuje. Uwaga: nawet drobna niezgodność (np. adres, który nie istnieje) może być sygnałem ostrzegawczym. Dlatego jeżeli widzimy nawet najmniejszą nieścisłość nie krępujmy się zapytać i sprawdzić reakcję klienta.
Warto również zwrócić uwagę na sprawozdania finansowe składane do KRS. Można z nich odczytać wiele cennych informacji – obroty, zysk netto, poziom zobowiązań czy koszty operacyjne. Trzeba jednak pamiętać, że są one składane z dużym opóźnieniem (np. sprawozdanie za 2024 rok składamy do 15 lipca 2025), więc ich aktualność bywa ograniczona – w ciągu kilku miesięcy sytuacja finansowa firmy może zmienić się diametralnie.
2. Referencje od innych kontrahentów
To jedna z najstarszych, ale nadal najskuteczniejszych metod. Nie krępujmy się poprosić potencjalnego klienta o kontakt do trzech–czterech firm, z którymi współpracował. Sprawdź, czy płacił w terminie, czy dotrzymywał ustaleń – ważne, aby byli to rozpoznawalni klienci, a nie tacy, o których nikt nie słyszał, a którzy mogą być znajomymi potwierdzającymi rzetelność klienta „po znajomości”.
3. Rejestry dłużników
KRD, BIG InfoMonitor – obecność klienta w tych bazach może być cennym sygnałem. Trzeba jednak wiedzieć, że utrzymanie danych o dłużnikach w takich bazach jest opłacane przez wierzycieli. Jeśli wierzyciel zrezygnuje z umowy z operatorem bazy, dane są usuwane.
Dlatego fakt, że klient figuruje w bazie z niewielką kwotą zaległości (np. 300 zł), może oznaczać, że ma dużo większe zadłużenie, ale nie jest ono aktualnie widoczne. Nawet mała zaległość może więc świadczyć o większym problemie z płynnością.
4. Zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i US
To element, o który przedsiębiorcy – zwłaszcza mniejsi – często boją się poprosić. Tymczasem uzyskanie aktualnych zaświadczeń od kontrahenta to rozsądny i powszechnie przyjęty krok, szczególnie przy większych kontraktach.
Dlaczego to ważne? Nasze doświadczenie pokazuje, że jeśli firma popada w problemy finansowe, często w pierwszej kolejności przestaje regulować zobowiązania wobec ZUS. Jeśli tu są zaległości – to znak, że pojawiły się poważniejsze kłopoty.
5. Opinie w Internecie
Żyjemy w zinformatyzowanym społeczeństwie, w którym problemy rzadko pozostają anonimowe. Wpisanie nazwy firmy w wyszukiwarkę z dopiskiem „opinie” lub może przynieść zaskakujące rezultaty.
Warto zwrócić uwagę na:
- wpisy na forach branżowych i w social media.
- opinie pozostawione przez byłych pracowników,
- komentarze podwykonawców i dostawców,
- negatywne wpisy od klientów indywidualnych,
6. Wywiad gospodarczy
Jeśli masz do czynienia z dużym zleceniem, skorzystaj z usług profesjonalnej wywiadowni gospodarczej. Choć to koszt kilku tysięcy złotych, może uratować Cię przed dużo większą stratą.
Warto pamiętać, że kontrakt, za który nie otrzymasz zapłaty, to nie tylko strata przychodu – często to także poniesione koszty, czas i zasoby, które nie zostały zrekompensowane.
Przykład: Firma transportowa podpisała umowę na długoterminowe zlecenie ze spółką z zagranicznym kapitałem. Wywiad gospodarczy wykazał, że właściciel tej spółki był wcześniej zamieszany w upadłość trzech podobnych firm na Litwie. Umowa została wycofana tuż przed realizacją.
Podsumowanie
Weryfikacja klienta nie jest stratą czasu – to inwestycja w bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. Dzięki prostym krokom możesz uchronić się przed współpracą z nieuczciwym partnerem, a czasem – przeciwnie – odkryć, że warto dać komuś szansę.
Na naszych szkoleniach uczymy, jak zbudować własny system weryfikacji klientów, jak czytać dokumenty rejestrowe i jak wyciągać wnioski z informacji dostępnych publicznie i niepublicznie.
Dowiedz się więcej i zapisz się na jedno z naszych szkoleń. Więcej na stronie www.ckk.ocg.com.pl
